Gestion des mails dans une petite entreprise

Bonjour,

Je bosse dans une petite agence de pub, nous sommes trois.
Pour communiquer avec les clients, on utilise principalement les mails.

info@ => mails général de contact

boss@ => mail du boss
personne1@ => collaborateur 1
personne2@ => collaborateur 2

Seulement on à un gros problème de gestion de mails, les clients envoient des mails à personne1@ alors que ça concerne personne2@ et vice versa, personne1@ et personne2@ répondent deux fois aux même clients...si un collaborateur est absent, on ne sais pas si il à répondu ou pas...
Bref c'est un peu le gros bordel, on ne sais plus qui à fait quoi et qui à répondu à qui...

Alors je viens vous demandé comment sont gérer les mails dans votre entreprise?
Quel programmes? quel technique?

On à essayer d'améliorer la chose, en faisant que tout les mails sortant soient envoyé avec le mail général info@, comme ça les clients répondent qu'à une adresse...mais c'est pas encore le top...

Comment faites-vous? Des conseils?

Merci d'avance

Bonjour,

Je ne suis pas convaincue que ta question soit à sa place sur Alsacréations, mais soit...

Dans ma boite nous utilisons également des boites communes et déroutons nos mails vers nos collègues en cas d'absence. Pour gérer les réponses, nous avons mis en place un système simple : la communication. Parler à ses collègues (ou les mettre en copie d'une réponse) ce n'est pas très difficile et ça fonctionne ^^;

Je sais que c'est pas à la meilleur place pour poser ma question, mais je tente ma chance

Oui on essaye aussi de mettre en copie, mais il arrive qu'on oublie...on aimerait trouvé une solution automatique.

Merci pour votre réponse.

l'informatique ne remplacera pas les valeurs humaines, c'est clair que la communication au sein d'une entreprise est primordiale (en plus c'est votre domaine ), dans une petite structure en plus la tâche ne devrait pas être trop compliqué.

Pour éviter de se mêler les pinceaux tu peux également attribuer un client à un seul interlocuteur en définissant des règles (par exemple tous les client du département 67, c'est personne1@ qui s'en occupe... etc)

Au niveau programme, Outlook fait très bien les choses et est amplement suffisant pour une petite structure (gestion d'absence, calendrier partagée, gestion de contact...), je ne fait pas de pub pour microsoft mais bon voilà

A tantôt !

Merci pour vos réponses.

Je sais que Outlook est bien, mais on tourne sous Mac (j'ai pas choisis)...lol
Après ouais c'est clair que la communication est au top, mais dès fois dans le stress, on oublie de quelque chose, c'est pour ça qu'on aimerait tout noté et avoir un suivi...

L'idéal serait d'avoir un programme pour les mail qui fonctionnerait un peu comme un forum.
Dès qu'un new mail arrive, hop ça fait un nouveau topic et on peux voir les personnes qui ont répondu

Malheureusement, à ma connaissance, cela n'existe pas.

Pour outlook, il existe aussi pour mac.

Laurie-Anne a écrit :
Malheureusement, à ma connaissance, cela n'existe pas.

Pour outlook, il existe aussi pour mac.

Oui juste j'y ai même pas pensé...merci